10+ Tricks, die Meetings besser machen

Kurzer Check-in: Wie geht es Ihnen, wenn Sie an Ihr letztes Meeting denken? Können Sie sich an das Gefühl danach erinnern? Waren Sie motiviert und energiegeladen? Oder verwirrt und müde?

Für viele von uns gehören Meetings zum Arbeitsalltag. Leider erreichen sie nicht immer ihr Ziel, nämlich Fragen aus unterschiedlichen Perspektiven zu beleuchten, neue Erkenntnisse zutage zu fördern und bessere Ergebnisse zu liefern. Es gibt einige Grundregeln, mit denen das besser gelingt. Eine davon haben wir hier gerade schon umgesetzt:

1. Am Anfang und Ende stehen Check-in und Check-out. 

• Beim Einchecken kommen alle Teilnehmenden kurz zu Wort und teilen ihre Befindlichkeit. Das stellt Nähe her und schafft die Basis für eine konstruktive Zusammenarbeit.
• Beim Auschecken wird das Meeting kurz reflektiert, und es ist Raum für Optimierungsvorschläge.

 

2. Das Ziel ist allen bekannt.

•  Was möchten Sie mit dem angesetzten Meeting erreichen? Wenn das Ziel klar benannt ist, lässt es sich leichter erreichen.
• Wird es schon mit der Einladung kommuniziert, können Sie zudem selbst entscheiden, ob Ihr Beitrag wichtig und Ihre Teilnahme nötig ist.

5. Meetings werden effizienter mit Moderation.

• Bei der Moderation eines Meetings ist klare Führung gefragt.
• Moderatorin oder Moderator sorgen für das Einhalten des Zeitplans und die Fokussierung auf das Ziel. Sie entscheiden sogar, welche Beiträge und Diskussionen gerade hilfreich ist.

6. Strategie, Operatives, Beziehung? Der Fokus liegt auf einer Ebene.

• Seien es ungeklärte Konflikte oder strategische Grundsatzdiskussionen, wenn eigentlich nur die nächsten Schritte eines Projekts geplant werden – es spart Zeit (und Nerven) nur eine Ebene im Meeting zu besprechen.

7. Die Rollen sind verteilt.

• Neben den Standard-Rollen in Meetings (Mitschreiben, Moderation, Time Keeping) ist auch Ihre eigene Rolle wichtig: In welcher Rolle sprechen Sie gerade? Damit bleibt der Fokus mehr auf der Sache und weniger auf Personen / Egos.

8. Manche Diskussionen / Themen werden einfach ausgelagert.

• Im Meeting sollen Themen Raum haben, die alle Anwesenden betreffen. Es lohnt sich, Diskussionen abzukürzen (Moderation!) oder sie auf ein 1:1 Meeting auszulagern.