Meetings produktiv gestalten

10+ Tricks, die Meetings besser machen

Meetings produktiver gestalten

Kurzer Check-in: Wie geht es Ihnen, wenn Sie an Ihr letztes Meeting denken? Können Sie sich an das Gefühl danach erinnern? Waren Sie motiviert und energiegeladen? Oder verwirrt und müde?

Für viele von uns gehören Meetings zum Arbeitsalltag. Leider erreichen sie nicht immer ihr Ziel, nämlich Fragen aus unterschiedlichen Perspektiven zu beleuchten, neue Erkenntnisse zutage zu fördern und bessere Ergebnisse zu liefern. Es gibt einige Grundregeln, mit denen das besser gelingt. Eine davon haben wir hier gerade schon umgesetzt:

Meetings als Zeitfresser: Führungskräfte verbringen heute mehr als 20 Wochenstunden in Meetings. Gleichzeitig geben sie an, nur 17 Prozent ihrer Meetings seien produktiv und gut genutzte Zeit.

Neue Narrative, Magazin für neues Arbeiten

1. Am Anfang und Ende stehen Check-in und Check-out. 

  • Beim Einchecken kommen alle Teilnehmenden kurz zu Wort und teilen ihre Befindlichkeit. Das stellt Nähe her und schafft die Basis für eine konstruktive Zusammenarbeit.
  • Beim Auschecken wird das Meeting kurz reflektiert, und es ist Raum für Optimierungsvorschläge.

 

2. Das Ziel ist allen bekannt.

  •  Was möchten Sie mit dem angesetzten Meeting erreichen? Wenn das Ziel klar benannt ist, lässt es sich leichter erreichen.
  • Wird es schon mit der Einladung kommuniziert, können Sie zudem selbst entscheiden, ob Ihr Beitrag wichtig und Ihre Teilnahme nötig ist.

Konstruktive Meetings steigern Unternehmenserfolg. Studien zeigen, dass konstruktives Verhalten in Meetings die Arbeitszufriedenheit erhöht und mit dem späteren Erfolg des Unternehmens korreliert.

Neue Narrative, Magazin für neues Arbeiten

3. Das Meeting hat eine klare Struktur.

  • Eine Agenda hilft dabei, dass alle Teilnehmenden bei der Sache bleiben.
  • Idealerweise steht die Agenda schon vor dem Treffen fest und lässt Raum für spontan auftauchende Themen.

4. Meetings brauchen eine Vorbereitung.

  • Meetings brauchen Struktur und damit Vorbereitung.
  • Gut zu bedenken: Jede Minute individueller Vorbereitungszeit spart im Meeting für jede anwesende Person Zeit und senkt das Risiko auszuufern.

5. Meetings werden effizienter mit Moderation.

  • Bei der Moderation eines Meetings ist klare Führung gefragt.
  • Moderatorin oder Moderator sorgen für das Einhalten des Zeitplans und die Fokussierung auf das Ziel. Sie entscheiden sogar, welche Beiträge und Diskussionen gerade hilfreich ist.

6. Strategie, Operatives, Beziehung? Der Fokus liegt auf einer Ebene.

  • Seien es ungeklärte Konflikte oder strategische Grundsatzdiskussionen, wenn eigentlich nur die nächsten Schritte eines Projekts geplant werden – es spart Zeit (und Nerven) nur eine Ebene im Meeting zu besprechen.

Zeit ist ein Nullsummenspiel. Jede Minute in einem nutzlosen Meeting stiehlt die Zeit für Einzelarbeit, die für Kreativität und Effizienz genauso wichtig ist.

Harvard Business Review, Juli-August 2017

7. Die Rollen sind verteilt.

  • Neben den Standard-Rollen in Meetings (Mitschreiben, Moderation, Time Keeping) ist auch Ihre eigene Rolle wichtig: In welcher Rolle sprechen Sie gerade? Damit bleibt der Fokus mehr auf der Sache und weniger auf Personen / Egos.

8. Manche Diskussionen / Themen werden einfach ausgelagert.

  • Im Meeting sollen Themen Raum haben, die alle Anwesenden betreffen. Es lohnt sich, Diskussionen abzukürzen (Moderation!) oder sie auf ein 1:1 Meeting auszulagern.

Meetings sind für Zusammenarbeit, Kreativität und Innovation unerlässlich. Sie fördern häufig die Beziehung untereinander und den Informationsaustausch. Sie bieten handfeste Vorteile.

Harvard Business Review, Juli-August 2017

9. Es geht um Updates, Veränderungen, Neues.

  • Anstatt über das zu sprechen, was nicht passiert oder schief gelaufen ist (keine Relevanz fürs Team) sollte im Meeting das zur Sprache kommen, was noch zu tun oder zu erreichen ist.

10. Ergebnisorientierte Sprache.

  • Klare Fragen und Botschaften setzen auf „Ich“ und „Du“ und eine aktive Sprache. Statt „Man sollte“ besser „Ich brauche von dir …“ verwenden.

Die richtige Hardware fürs Meeting

König + Neurath stattet Meetingräume aus. So unterschiedlich sie auch sein mögen. Vom akustisch optimierten Rückzugsraum im Open Space bis zum flexiblen Tischsystem für Ihre nächste Videokonferenz – wir setzen uns gerne mit Ihnen zusammen.

💡 Noch mehr Tipps: Gute Meetings …

  •  haben eine offene Agenda
  • thematisieren echte Probleme von Beteiligten (und keine von nicht Anwesenden)
  • führen zu klaren nächsten Schritten 

Kurzer Check-Out: Welche der hier genannten Regeln ist für Sie hilfreich? Was können Sie direkt beim nächsten Meeting umsetzen? Kleiner Reminder: Jedes verbesserte Meeting bringt Ihrer Organisation einen echten Mehrwert! 

Entdecken Sie die vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten des Tischsystems TALO.YOU Konferenz.

Für diesen Magazinbeitrag haben wir uns vom innovativen Wirtschaftsmagazin für neues Arbeiten Neue Narrative (sehr empfehlenswert!) inspirieren lassen und folgende Quellen verwendet:

 (2022, 12. April). Zeit Online. Die Meeting-Plage: Zu viele Besprechungen sind schädlich für Unternehmen. URL: https://www.zeit.de/news/2022-04/12/zu-viele-besprechungen-sind-schaedlich-fuer-unternehmen?utm_referrer=https%3A%2F%2Fwww.google.com%2F (Stand: 19.09.2023)

 (2017, July–August). L. A. Perlow, C. Noonan Hadley, E. Eun: Stop the Meeting Madness. How to free up time for meaningful work. URL: //hbr.org/2017/07/stop-the-meeting-madness (Stand: 19.09.2023)

 S. Klein: Mit diesen Grundregeln gestaltet ihr Meetings, die Energie geben. URL: https://www.neuenarrative.de/magazin/frag-fred-grundregeln-fuer-bessere-meetings (Stand: 1.09.2023)